Forma opodatkowania działalności gospodarczej

Jak i kiedy zmienić formę opodatkowania? Praktyczny przewodnik

Zmiana jaki i wybór formy opodatkowania to jeden z ważniejszych kroków, jaki może podjąć przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. Dobra decyzja w tym obszarze pozwala zoptymalizować podatki, a tym samym realnie wpłynąć na koszty i zyski firmy. Przedstawimy dostępne formy opodatkowania, wskażemy, kiedy warto pomyśleć o zmianie oraz jak wygląda procedura formalna.

Najpopularniejsze formy opodatkowania

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Progi podatkowe: 12% i 32%.

Kiedy się sprawdza?

• Jeśli Twoje dochody mieszczą się w pierwszym progu podatkowym (12%).
• Gdy korzystasz z ulg i preferencji (np. ulga na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem).
• Masz stosunkowo niskie dochody, a ponosisz wysokie koszty (możesz je odliczać, tym samym zmniejszając podstawę opodatkowania).

Podatek liniowy (19%)

Stała stawka 19% bez względu na wysokość dochodu.

Kiedy się sprawdza?

• Jeśli Twoje dochody przekraczają pierwszy próg skali podatkowej (tzn. osiągasz dochód wyższy niż ok. 120 tys. zł rocznie).
• Nie korzystasz z ulg, preferencji (podatek liniowy je wyklucza), a Twoje koszty nie są na tyle wysokie, by opłacało się zostać na skali.
• Masz relatywnie wysokie zyski i chcesz je opodatkować jednolitą, niższą stawką niż 32%.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Opodatkowanie przychodu, bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu.

Stawki zależne od rodzaju działalności (najczęstsze: 15%, 12% , 8,5%, 5,5%, itd., w zależności od kodu PKWiU).

Kiedy się sprawdza?

• Gdy Twoja działalność generuje stosunkowo małe koszty, a przychód jest w miarę stabilny,
• Typowe dla usług, w których kosztami są głównie nakłady własnej pracy, a wydatki firmowe są niewielkie.

(Można spotkać też inne formy, np. karta podatkowa, ale jest ona coraz rzadziej wybierana i dotyczy wąskiego zakresu działalności.)

Jeśli dopiero planujesz założenie działalności gospodarczej, skorzystaj z naszego prostego formularza. Wypełnij go a pomożemy Ci w otwarciu działalności wraz z odpowiednią formą opodatkowania.

Kiedy rozważyć zmianę formy opodatkowania?

Wzrost lub spadek dochodów

• Gdy Twoje dochody znacznie się zwiększyły w porównaniu z ubiegłym rokiem, może się okazać, że wejdziesz w wyższy próg podatkowy przy zasadach ogólnych, przez co stawka efektywna będzie wyższa niż 19%.
• Jeśli natomiast dochody spadły i oscylują w granicach pierwszego progu, być może korzystniejsza będzie skala podatkowa, zwłaszcza z uwzględnieniem przysługujących ulg.

Zmiana charakteru działalności

• Rozszerzenie oferty o nowe usługi lub przejście z działalności usługowej na handlową może wpływać na relację kosztów do przychodów. To z kolei ma kluczowe znaczenie przy wyborze formy (szczególnie jeśli wcześniej stosowałeś ryczałt i teraz nagle masz wysokie koszty).

Zmiana sytuacji rodzinnej lub planowanie ulg

• Na przykład chęć skorzystania ze wspólnego rozliczenia z małżonkiem lub ulgi na dzieci automatycznie wyklucza podatek liniowy, ponieważ te preferencje dostępne są jedynie przy skali podatkowej.

Brak opłacalności dotychczasowego rozwiązania

• Czasem przedsiębiorcy trwają przy raz wybranej formie z przyzwyczajenia, nie analizując bieżącej rentowności. Warto co roku sprawdzać, czy koszty działalności i dochody nie zmieniły się na tyle, by móc płacić niższe podatki w innej formie.

Terminy i formalności

Zmiana od nowego roku

Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na zmianę formy opodatkowania od nowego roku kalendarzowego.

• Zgłoszenia dokonuje się poprzez formularz CEIDG-1 (aktualizacja wpisu).
• Termin: co do zasady, do zapłaty zaliczki na podatek dochodowy po uzyskaniu pierwszego przychodu. Przeważnie zapłata ta następuje do 20 lutego, gdyż to wtedy mija termin zapłaty podatku za miesiąc styczeń.
• Jeśli 20 luty wypada w dzień wolny od pracy, termin automatycznie przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Zmiana w trakcie roku (wybrane przypadki)

Możliwość zmiany formy opodatkowania w trakcie roku jest ściśle regulowana i ograniczona (np. przy przejściu na podatek liniowy po rozpoczęciu działalności w danym roku lub rezygnacja z karty podatkowej). Jednak ogólnie rzecz biorąc, najprościej i najczęściej zmiana dokonywana jest raz w roku, przed 20 lutym.

Dokumenty i procedura

• Wypełnij wniosek CEIDG-1 (aktualizujący) i wskaż wybraną formę opodatkowania (skalę podatkową, podatek liniowy, ryczałt).
• Złóż go elektronicznie (przy użyciu profilu zaufanego/ePUAP lub podpisu kwalifikowanego) bądź osobiście w urzędzie gminy/miasta.
• Pamiętaj też aby poinformować Twoje biuro rachunkowe o wyborze formy opodatkowania. Wybór formy opodatkowania wpływa na comiesięczne wyliczenia podatku.

Jak wybrać najkorzystniejszą formę?

Przeanalizuj przychody i koszty

• Zsumuj faktyczne (i przewidywane) przychody na dany rok oraz wszystkie możliwe koszty firmowe.
• Porównaj, ile podatku zapłaciłbyś w poszczególnych wariantach: skala, podatek liniowy, ryczałt.
• Zawsze można skorzystać z dostępnych kalkulatorów online.

Uwzględnij ulgi i preferencje

• Czy planujesz wspólne rozliczenie z małżonkiem?
• Czy przysługuje Ci ulga na dzieci?
• Czy korzystasz z IP Box (dla branży IT) lub innych rozwiązań?

Pomyśl długofalowo

• Wybór formy opodatkowania nie zawsze jest korzystny w perspektywie krótkoterminowej. Czasem lepiej wybrać nieco wyższą stawkę w zamian za możliwość odliczania różnych kosztów.
• Jeśli Twoja firma dynamicznie się rozwija i wiesz, że za rok, dwa lata zarobki będą znacznie wyższe, warto już teraz rozważyć podatek liniowy.

Skonsultuj z księgowym lub doradcą podatkowym

• Każda działalność jest inna, a przepisy podatkowe bywają zawiłe.
• Wsparcie profesjonalisty pozwoli Ci szybko obliczyć, która opcja będzie najbardziej opłacalna, i uniknąć błędów (np. spóźnionych wniosków czy niewłaściwej interpretacji przepisów).

Najczęstsze błędy i pułapki

Zbyt późne złożenie wniosku

• Jeśli zapomnisz o terminie (do 20 lutego), musisz zostać przy dotychczasowej formie opodatkowania przez cały rok.

Niedoszacowanie kosztów

• Czasem wydaje się, że ryczałt (opodatkowanie przychodu) będzie tańszy, ale gdy w ciągu roku poniesiesz więcej wydatków, może się okazać, że skala lub liniówka jednak byłyby korzystniejsze.

Pominięcie ulg

• Przy liniowym podatku tracisz dostęp do większości ulg. W przypadku, gdy w gospodarstwie domowym masz możliwość skorzystania z istotnych preferencji (np. kilka dzieci), skalowanie się może być znacznie bardziej opłacalne.

Brak planowania w perspektywie kilku lat

• Jeśli za rok planujesz dużą inwestycję i wysokie koszty, to może ci się opłacić taka forma, która pozwala je wliczać w koszty (skala lub liniówka). Ryczałt pozbawia Cię tej możliwości.

Podsumowanie

Zmiana formy opodatkowania to decyzja, która może realnie wpłynąć na kondycję finansową Twojej firmy. Zanim podejmiesz ostateczną, warto wziąć pod uwagę wysokość dochodów, planowane koszty, przysługujące ulgi oraz długofalowy rozwój działalności. Pamiętaj, że istotne są także terminy – najczęściej 20 stycznia jest ostatnim dniem na wybór innej formy od kolejnego roku.

Jeżeli potrzebujesz indywidualnej analizy, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci ocenić, który sposób rozliczeń będzie dla Ciebie najbardziej opłacalny i dopilnujemy wszelkich formalności, abyś mógł skupić się na rozwijaniu własnego biznesu, nie martwiąc się przy tym o zawiłości podatkowe.